Votre entreprise a décidé d’intégrer les relations médias dans sa stratégie de communication. Désormais, la prochaine étape et de mettre en place une stratégie de contenu spécifique et de définir un plan presse à partir de vos objectifs, de votre actualité, des cibles à atteindre et de votre budget.
Qu’il soit ponctuel (inauguration, levée de fond, lancement…) ou annuel, le plan presse vous permet de structurer l’ensemble des actions menées pour obtenir une couverture médiatique cohérente avec vos objectifs et efficace.
Dans cette démarche, votre agence de relations presse vous conseille sur les différents outils et moyens à mettre en place.
Les 4 outils indispensables pour un plan presse efficace
Le dossier de presse : structurer votre crédibilité
Le dossier de presse présente votre entreprise dans sa globalité. Plus ou moins long en fonction de vos objectifs, il doit impérativement contenir des informations sur l’historique de votre entreprise, ses chiffres clés, ses expertises, ses références, etc.
Chaque partie doit pouvoir être utilisée indépendamment par un journaliste. Un dossier bien construit facilite la compréhension rapide de votre positionnement et renforce votre crédibilité.
Le fichier presse : cibler les bons journalistes
Un plan presse performant repose sur des cibles précises à atteindre. En action, cela passe par l’identification des médias adaptés, des journalistes spécialisés tout en prenant en compte la zone de diffusion et le délai de bouclage.
Ces informations permettent de constituer un fichier de presse rigoureux et donc un envoi ciblé aux bons médias et bons journalistes.
Le fichier presse contient des informations sur la périodicité du média, sa ligne éditoriale, sa zone de diffusion et les jours de bouclage. Les journalistes y sont répertoriés selon leur statut (rédacteur en chef, journaliste, pigiste…) et le service dans lequel ils travaillent (sport, culture, informations régionales…) et leurs spécialités (santé, économie, RH…)
Conseil de Presstance : Il vaut mieux transmettre un communiqué de presse à un nombre réduit de journalistes plutôt que de l’envoyer au plus grand nombre et que la majorité d’entre eux ne soient pas intéressés par l’actualité en question. En tout cas, chez Presstance, si les journalistes nous font confiance depuis de si nombreuses années, c’est qu’ils savent que les informations que nous leurs transmettons répondent à leurs attentes et à la ligne éditoriale du média pour qui ils travaillent.
Exemple : Je souhaite médiatiser la pose d’une première place à Calais. Dans ce cas, pour l’envoie de mon communiqué de presse, je cible la rédaction locale de La Voix du Nord à Calais plutôt que la rédaction régionale à Lille.
Grâce à cela, le taux de reprise augmente et votre crédibilité est préservé.
Chaque prise de contact est justifiée et stratégique.
Le communiqué de presse : transformer votre actualité en information
Le communiqué de presse est l’outil indispensable d’un attaché de presse ou d’un communicant. Il annonce une actualité précise pour le journaliste.
On y renseigne la nature de l’annonce, le sujet, la date, le lieu s’il s’agit d’un événement et les raisons de l’action menée. On indique également les coordonnées des personnes à contacter pour organiser une interview, un reportage ou répondre à une demande d’information complémentaire.
Il doit être clair, structuré et synthétique pour faciliter le travail du journaliste et augmenter vos chances d’obtenir un article ou un reportage.
Si votre information ressemble à de la communication, nous ne la transmettrons pas aux journalistes.
Chez Presstance, nous partageons les communiqués de presse de nos clients dans la press’room.
L’invitation presse : créer un temps d’échange direct
Présentation d’une nouveauté (nouveau service, nouveau produit), participation à une journée thématisée, organisation d’un voyage presse, toutes ces actualités sont une bonne raison d’intégrer l’invitation presse à votre plan presse.
L’invitation presse communique des informations sur la date et l’heure de l’évènement, l’endroit où il aura lieu, les personnalités présentes et le déroulé. Elle est envoyée aux journalistes afin que ces derniers puissent venir au temps fort (conférence de presse, visite, point presse). Cela leur permet d’échanger directement avec les porte-parole, de leur poser des questions et de produire du contenu exclusif.
Vous favorisez une couverture plus qualitative pour votre entreprise.
Le Jour J : optimiser la présence des médias
Lors d’un événement presse, l’accueil structuré des journalistes est la première étape essentielle pour établir un lien solide avec la presse. C’est pourquoi la présence d’un attaché de presse est incontournable. Nous remettons aux journalistes présents l’ensemble des outils, ci-dessus listés.
Le communiqué de presse est également transmis aux journalistes qui n’ont pas pu se déplacer le jour J afin d’éventuellement reprendre l’information dans leur média. Si un dossier de presse actualisé est disponible, il peut également être remis aux professionnels des médias présents et transmis aux absents.
Comment mesurer l’efficacité d’un plan presse ?
Un plan presse ne s’arrête pas à la publication d’un article. Dans notre agence, nous disposons de nombreux outils professionnels :
- Une veille média (presse écrite, web ; TV, radio)
- Un suivi des retombées
- Une analyse quantitative (volume, audience)
- Une analyse qualitative (messages clés repris)
Une fois la mission achevée, votre attaché de presse compile l’ensemble des retombées obtenues dans un pressbook. Vous pourrez ensuite l’utiliser comme un outil commercial et institutionnel.
Comme pour chaque action de communication, nous préconisons de disposer de KPI pour évaluer le retour sur investissement (ROI) et ajuster votre stratégie pour le prochain plan presse.
Élaborer un plan presse demande méthode, réseau et capacité d’analyse. Chez Presstance, agence de relations presse experte sur ce sujet depuis plus de 30 ans, nous construisons des stratégies de contenu et des plans presse pour chacun de nos clients. Nous nous adaptons à vos objectifs afin d’obtenir des retombées pertinentes et cohérentes avec votre positionnement.