La conférence de presse est un outil RP essentiel qui permet de rassembler des journalistes en un même lieu et en même temps. Elle permet ainsi de diffuser une information efficacement. Elle contribue également à « créer l’événement » afin d’attirer l’attention du public. Mais c’est une arme à double tranchant, susceptible de se retourner contre vous si elle est mal préparée. En somme, une conférence de presse, ça ne s’improvise pas ! La Press’team vous donne les clés pour réussir cet événement RP.
1. Délimitez le sujet de votre conférence de presse
Organiser une conférence de presse se justifie dans des circonstances bien particulières. Les journalistes sont très sollicités et ne se déplaceront que si l’actualité l’exige et/ou si votre information revêt un intérêt incontestable. La première chose à faire, c’est donc de poser clairement votre sujet : l’information est-elle originale, intéressante et pertinente ?
Les thèmes abordés lors d’une conférence de presse sont variés et évoluent en fonction de l’actualité (celle de votre secteur ou de votre entreprise). Vous pouvez organiser un tel événement :
- À froid, pour évoquer un changement majeur ou parler du lancement d’un produit/service,
- Ou à chaud pour désamorcer une situation de crise par exemple.
Aussi, la conférence peut avoir un intérêt si plusieurs acteurs ont besoin de présenter ensemble un projet commun : salon professionnel, événement organisé par une collectivité avec des chambres consulaires…
Dans tous les cas de figure, il faut vous interroger sur le bénéfice que les journalistes vont tirer de leur présence.
2. Fixez la date et l’heure de votre événement RP
La date et l’heure de votre conférence de presse ne doivent pas être laissées au hasard : ce sont les deux facteurs qui déterminent le taux de participation, donc l’ampleur de la couverture médiatique. Voici quelques conseils :
- Le jour de la semaine : mieux vaut éviter le lundi (les journalistes digèrent les informations du week-end) et le vendredi (jour dédié aux manifestations sportives et aux événements festifs). Ne fixez pas une date trop proche pour que les invités aient le temps de s’organiser, mais pas trop lointaine pour qu’ils ne se désintéressent pas de l’événement.
- L’heure de la conférence : idéalement avant 11h ou après 15h, ce qui permet d’éviter les conférences de rédaction du matin, les journaux de la mi-journée et du soir, etc.
- Le timing : prévoyez de limiter la durée de l’événement à 1h30 (1 heure de présentation et 30 minutes de questions) pour tenir compte des contraintes des journalistes.
Attention à l’actualité chargée ! Pour être réussie, une conférence de presse doit attirer un maximum de journalistes. Dans ce but, évitez de vous mettre en concurrence avec une actualité trop chargée (événement politique ou économique majeur, compétition sportive de grande ampleur, crise sanitaire…) ou de vous lancer le même jour qu’un concurrent direct.
3. Choisissez le lieu avec soin
Le choix de l’endroit où se déroulera votre conférence de presse est déterminant. Il doit être :
- Facilement accessible,
- Attrayant (pensez à votre image de marque),
- Spacieux (pour accueillir un maximum de personnes),
- Pertinent au regard de votre domaine d’activité ou de l’information que vous cherchez à faire passer,
- Suffisamment bien équipé (places de stationnement, connexion wifi, services de communication, vidéoprojecteur…),
- Calme (pour favoriser les interactions et la communication).
Pensez à réserver la salle en amont, ainsi que les services des prestataires incontournables (éclairage, restauration, système de son, etc.).
4. Attribuez les rôles pendant l’événement
Une conférence de presse doit réunir un ou plusieurs intervenant(s) et un modérateur.
Les intervenants délivrent le message et répondent aux questions des journalistes ; ils sont, en quelque sorte, les « visages » de l’entreprise ou de l’organisation. Pour endosser ce rôle, ils doivent à la fois connaître l’entité qu’ils représentent, maîtriser le message et préparer avec soin l’événement. L’éloquence est indispensable :
- Leur expression doit être claire,
- La parole sûre,
- Leur intervention captivante.
Enfin, ils doivent être capables de répondre aux questions avec assurance, sans hésiter, et sans lire leurs notes (cf formation prise de parole avec Powhers).
Le modérateur joue le rôle de « maître de cérémonie » : sa présence facilite les échanges entre les intervenants et les journalistes. Il est chargé de garder la conférence de presse sur les rails et de veiller à ce que le timing soit respecté. Confiez cette tâche à un habitué des relations presse. Et n’hésitez pas à faire des répétitions !
5. Lancez les invitations et accompagnez-les d’un communiqué de presse
Une conférence de presse ne s’adresse pas à tous les journalistes, mais seulement à certains d’entre eux. Identifiez-les en amont en fonction des sujets sur lesquels ils travaillent, et assurez-vous que le thème de votre événement soit pertinent à leurs yeux. Puis envoyez des invitations nominatives. Sans oublier aucune catégorie de presse : nationale, régionale, spécialisée, audiovisuelle, agences, etc.
Votre invitation doit être accompagnée d’un communiqué de presse rassemblant toutes les informations essentielles :
- date et heure,
- lieu de la conférence de presse,
- raison de sa tenue,
- résumé du sujet traité,
- éventuellement un historique de l’organisation
- et un bref CV des principaux dirigeants.
Une fois l’invitation transmise, n’hésitez pas à relancer pour attirer l’attention dessus (les journalistes reçoivent une grande quantité de mails et ne peuvent pas tout lire).
6. Menez votre conférence de presse à bien
Le jour J de votre conférence de presse se divise en trois parties : avant, pendant, après.
Avant l’événement, assurez-vous que tout soit prêt : parcours fléché pour guider les participants, vestiaire à disposition, équipements fonctionnels, sièges installés, places attribuées aux intervenants, rafraîchissements prévus… Une personne doit s’occuper d’accueillir les journalistes, de les pointer, et de leur remettre un dossier de presse. Cela permet au passage de repérer les absents, auxquels vous pourrez par la suite envoyer les documents.
Pendant l’événement, veillez à ce que l’intervention respecte la durée prévue. La présentation doit être dynamique. L’orateur doit aller à l’essentiel, poser les messages clés dès les premières minutes, au besoin s’appuyer sur un diaporama – sans dépasser 1 heure. Lorsque la phase des questions démarre, intervenants et modérateur doivent rester maîtres des échanges et veiller à ce que ceux-ci ne s’éloignent pas du thème de la conférence. Limitez la durée de l’exercice à 30 minutes.
Après la conférence de presse, conviez les journalistes à prendre des rafraîchissements. C’est l’occasion pour eux d’échanger de façon plus informelle avec les intervenants, voire de réaliser des interviews (prévoyez une salle dédiée, au calme). L’événement fini, faites le point et envoyez le dossier de presse aux absents.
Pour conclure sur la conférence de presse
Communiquez vous-même sur votre conférence de presse : mettez en ligne le dossier, les documents, les photos et les textes des interventions. Cela vous permet de garder la maîtrise de votre communication sans en laisser l’exclusivité aux journalistes !
Vous aurez compris qu’une conférence de presse ne s’improvise pas. Presstance accompagne les entreprises et les organisations dans la tenue de leurs événements RP depuis plus de 25 ans. Grâce à nous, vous pouvez être sûrs que votre conférence atteindra son objectif !