Vous avez une information importante à communiquer. Une innovation, un partenariat stratégique, un événement, une annonce… Vous pourriez envoyer un communiqué de presse. Mais est-ce vraiment suffisant pour créer l’événement ?
La conférence de presse, c’est autre chose. C’est le seul format qui réunit des journalistes autour de vous, pour leur transmettre votre message en direct.
Chez Presstance, nous avons organisé des centaines de conférences de presse depuis plus de 30 ans. Découvrez dans ce billet de blog, les étapes essentiels définis par nos attachées de presse expertes pour réussir votre événement RP et en tirer le meilleur.
Etape 1 : Délimiter le sujet de la conférence de presse
Avant de réserver une salle et d’appeler des journalistes, l’attaché de presse vous conseille sur le GO / NO GO.
Les journalistes sont très sollicités et ne se déplacent que si le sujet ou les personnes à rencontrer captent leur attention. Si votre information tient en deux lignes et n’intéresse que votre secteur de niche, un communiqué de presse fera largement l’affaire. La conférence de presse, elle, se justifie quand, par exemple :
- Vous annoncez une levée de fonds, une fusion ou une acquisition
- Vous lancez un nouveau produit, un nouveau service
- Vous organisez prochainement un événement avec plusieurs partenaires…
Etape 2 : Fixer la date et l’heure avec méthode
La date et l’heure de votre conférence de presse ne doivent pas être laissées au hasard : ce sont les deux facteurs qui déterminent le taux de participation, donc l’ampleur de la couverture médiatique.
Voici les conseils des attachés de presse Presstance pour optimiser la présence des journalistes :
- Evitez le lundi et le vendredi
- Pour les horaires, privilégiez avant 11h ou après 15 h. Vous évitez ainsi que les journalistes soient pris par les conférences de rédaction du matin, les journaux de la mi-journée et du soir.
- Limitez la durée de votre événement à 1 h 30 (1 heure de présentation et 30 minutes de questions)
Attention à l’actualité chargée ! Pour être réussie, une conférence de presse doit attirer un maximum de journalistes. Nous évitons de vous mettre en concurrence avec un événement politique ou économique majeur, une compétition sportive de grande ampleur ou de vous lancer le même jour qu’un concurrent direct.
Choisir le lieu de votre conférence de presse avec soin
Le lieu de votre conférence de presse n’est pas neutre. Avant même qu’un journaliste n’ait lu une ligne de votre communiqué, il a déjà formé une impression en franchissant la porte. Un lieu adapté rassure sur votre sérieux. Un lieu inadapté (trop petit, mal équipé, difficile d’accès) nuit à la crédibilité de votre message.
Ce que vous devez réunir :
- Un accès facile (parking, transports en commun)
- Une capacité suffisante pour accueillir journalistes et intervenants
- Un équipement technique fonctionnel : vidéoprojecteur, micro, connexion Wi-Fi stable
- Une ambiance calme propice aux échanges et aux interviews
L’attaché de presse réserve la salle le plus tôt possible et coordonne les prestataires : éclairage, restauration (pour le cocktail après l’événement), sonorisation.
En fonction du contexte, nous pouvons vous orienter vers une conférence de presse en distanciel. Le 100% digital est à privilégier si vous souhaitez solliciter des journalistes dans les quatre coins de la France. Ils pourront facilement se connecter à la visioconférence. Pour eux, c’est un gain de temps considérable.
Etape 4 : Attribuer les rôles et préparer vos intervenants
Une conférence réussie repose sur deux rôles indispensables : les intervenants et le modérateur.
Les intervenants : les visages de votre entreprise
Les intervenants délivrent le message et répondent aux questions des journalistes. Cela peut être un directeur, un expert… Pour endosser ce rôle, ils doivent :
- Maîtriser les messages à faire passer
- S’exprimer de manière claire et directe sans lire ses notes
- Être capable de répondre aux questions sans hésitation
Le modérateur : le chef d’orchestre
Le modérateur joue le rôle de « maître de cérémonie » : sa présence facilite les échanges entre les intervenants et les journalistes. Il est chargé de garder la conférence de presse sur les rails et de veiller à ce que le timing soit respecté.
En général, c’est à votre attaché de presse que cette mission revient.
Envoyer vos invitations presse aux bons journalistes
Une conférence de presse ne s’adresse pas à tous les journalistes, mais seulement à certains d’entre eux.
En fonction du lieu de l’événement et de votre actualité, votre attaché de presse adapte son ciblage médias.
Exemples : Si vous présentez le lancement d’une nouvelle ligne de produits, votre agence de relations presse cible avant tout la presse spécialisée dans votre secteur. Ou bien si vous êtes un bailleur social et que vous annoncez la construction prochaine d’un lotissement, la presse régionale est votre cible.
Une fois la liste des journalistes établie, nous leur faisons parvenir une invitation presse. Toujours nominative, elle doit contenir des informations essentielles sur votre conférence de presse : la date, le lieu, le sujet abordé, une 0description des principaux intervenants (qui sont-ils, leur fonction) …
Nos déconseillons d’envoyer cette invitation trop tôt, car l’emploi du temps des journalistes peut changer, ni trop tard au risque d’avoir un faible taux de présence.
Etape 6 : Mener votre conférence de presse à bien
Le Jour J de votre conférence de presse se divise en trois parties : avant, pendant, après.
Avant : les 30 minutes qui font tout
Parcours fléché pour guider les participants, vestiaire à disposition, équipements fonctionnels, sièges installés, places attribuées aux intervenants, rafraîchissements prévus… tout doit être prêt le Jour J.
L’attaché de presse accueille les journalistes et leur remet un dossier depresse.
Pendant l’événement : maîtriser le tempo
Veiller à ce que l’intervention respecte la durée prévue. La présentation doit être dynamique. L’orateur doit aller à l’essentiel, poser les messages clés dès les premières minutes, au besoin s’appuyer sur un diaporama, sans dépasser 1 heure. Lorsque la phase des questions démarre, intervenants et modérateur doivent rester maîtres des échanges et veiller à ce que ceux-ci ne s’éloignent pas du thème. Limiter la durée de l’exercice à 30 minutes.
Après la conférence de presse : veiller aux échanges informels
Il est d’usage de convier les journalistes à prendre des rafraîchissements. C’est l’occasion pour eux d’échanger de façon plus informelle avec les intervenants, voire de réaliser des interviews (prévoyez une salle dédiée, au calme). Mais attention au OFF, restez sur les éléments de langage retenus avec votre attaché de presse.
Communiquez vous-même sur votre conférence de presse : mettez en ligne le dossier, les documents, les photos et les textes des interventions. Cela vous permet de garder la maîtrise de votre communication sans en laisser l’exclusivité aux journalistes.
Et si vous conviez l’organisation de votre conférence de presse à Presstance ?
Vous l’aurez compris : une conférence de presse réussie repose sur une préparation rigoureuse, un sujet fort, des intervenants formés et une liste de journalistes soigneusement ciblés. Chez Presstance, nous accompagnons les entreprises et les organisations dans la tenue de leurs événements RP depuis plus de 30 ans.
Carine Martin, experte en relations presse chez Presstance, a orchestré l’organisation d’une conférence de presse sur site au Havre pour l’entreprise Arnal, dans le cadre du lancement d’un outil innovant : le premier chariot porte-conteneurs 100 % électrique de France.
Arnal, leader français de la gestion et de la transformation des conteneurs maritimes depuis 1947, inscrit chacune de ses activités dans une démarche globale de développement durable. L’entreprise familiale a franchi une nouvelle étape avec l’arrivée sur son site havrais des premiers chariots porte-conteneurs entièrement électriques de France, développés en partenariat avec Kalmar et CVS Ferrari.
La conférence de presse réunissait le Directeur d’Arnal, le responsable agence Kalmar France et le Business Development CVS Ferrari. La présence simultanée de plusieurs acteurs clés constituait précisément l’un des atouts majeurs de l’événement.
Presstance a invité la presse logistique, économique et régionale et organisé une visite de presse permettant aux journalistes de voir le chariot en action et d’interviewer directement les différents interlocuteurs présents.
Les 6 médias présents sur place étaient : France 3 Baie de Seine, Tendance Ouest, Paris-Normandie, Le Marin, Normandinamik et La Gazette Normandie.
Au total, l’événement a généré 6 interviews et 20 retombées médiatiques, dont 7 retombées nationales — avec notamment une parution dans Les Échos. C’est le résultat d’une conférence de presse bien préparée et bien ciblée.
Qu'est-ce qu'une conférence de presse ?
Quand faut-il organiser une conférence de presse ?
Combien de temps dure une conférence de presse ?
Comment obtenir des retombées presse après une conférence de presse ?
Pourquoi faire appel à une agence RP pour organiser sa conférence de presse ?
